Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat,

MATARAM. Senin, (8/2/21) Webinar yang diselenggarakan oleh Arsip Nasional Republik Indonesia yang bertajuk Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan Daerah, berlangsung pada hari Rabu (3/2/21) via zoom meeting (Teleconference).

Rapat Koordinasi ini diselenggarakan dalam rangka percepatan pembentukan kebijakan kearsipan di lingkungan pemerintah daerah dalam hal ini di lingkungan Lembaga Kearsipan Daerah di seluruh Indonesia baik tingkat pemerintah kab./kota maupun pemerintah provinsi. Webinar ini diikuti oleh pemangku kepentingan di bidang kearsipan, yang sudah tentu berperan penting dalam menentukan arah kebijakan kearsipan di daerah.

Webinar dimulai pukul 08.00 s.d 12.00 wib. Pembukaan dilakukan oleh Dra. Hastuti, MAP., (Koordinator Pembinaan Kearsipan Wilayah IB) yang sekaligus bertindak sebagai moderator. “Bahwa Rapat Koordinasi ini diselenggarakan untuk menjembatani stakeholder di lingkungan Lembaga Kearsipan Daerah yang belum memiliki Peraturan Daerah tentang Kearsipan”, haruslah mengikuti Perka ANRI No.24/12 tentang Muatan Perda tentang Penyelenggaraan Kebijakan Kearsipan di Daerah dan dengan mempedomani UU No.43/2009 tentang Penyelenggaran Kearsipan, demikian kata sambutan sekaligus pembukaan mewakili Kepala ANRI.

Sebagai Narasumber I (pertama) adalah Dr. Muhammad Sumitro, SH., MAP., (Direktur Kearsipan Daerah I) dengan judul presentasi “Peran Kebijakan Kerasipan dalam Penyelenggaraan Kearsipan”.  Narasumber II (kedua) adalah Dr. Rudi Andri Syahputra, SS., MA., (Arsiparis Madya/Fungsional Arsiparis) dengan materi Penyusunan Instrumen Arsip Dinamis.

“Penyusunan kebijakan publik yang dimaksud disini termasuk kebijakan publik ditingkat daerah dalam bentuk Peraturan Daerah (Perda). Perda yang merupakan produk kebijakan yang sangat penting ditingkat daerah haruslah dapat dipertanggungjawabkan kepada seluruh pemangku kepentingannya. Masyarakat sebagai pemangku kepentingan Perda hendaknya dapat diberi kesempatan untuk ikut menentukan arah dan substansi kebijakan selama tidak bertentangan dengan kebijakan umum ditingkat nasional dan sejalan dengan peraturan perundang-undangan yang berlaku”. Demikian kutipan pernyataan dari Muhammad Sumitro dalam materinya.

Arsip dinamis merupakan sumber informasi manajemen yang sah untuk mendukung kegiatan administrasi yang akuntabel dan transparan di lingkungan pencipta arsip. Umumnya pencipta arsip telah melakukan hampir semua tahapan pengelolaan arsip dinamis, mulai dari tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan arsip hingga tahap penyusutan arsip. Namun demikian, pengelolaan arsip dinamis masih belum berjalan efektif dan efisien, sehingga keberadaan arsip dinamis sebagai sumber informasi manajemen yang dapat memfasilitasi good governance dan mendukung mekanisme akuntabilitas belum sepenuhnya dirasakan. Kondisi ini berimplikasi terhadap persoalan efektivitas dan efisiensi pengelolaan arsip dinamis, seperti arsip yang tercipta tidak autentik dan reliabel, arsip tidak memiliki kelompok informasi, penyusutan arsip tidak berdasarkan prosedur, informasi arsip bocor, dan fisik arsip hilang. Salah satu faktor penyebab mengapa hal ini terjadi adalah karena belum diterapkannya secara penuh empat instrumen pokok pengelolaan arsip dinamis, yaitu tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal retensi arsip, serta sistem klasifikasi keamanan dan akses arsip dalam pengelolaan arsip dinamis. Demikian kutipan materi dari Rudi Andri Syahputra, narasumber kedua dalam webinar ini. Semoga webinar “Rapat Koordinasi Penyusunan Kebijakan di Daerah” ini dapat bermanfaat bagi pemangku kepentingan dalam menyusun Perda tentang Kearsipan di daerah masing-masing. Semoga.ph.9221