Nampak pejabat dari BPKAD Provinsi NTB, Hanan Istiqlal, SH., (Kasubag Umum), sedang menandatangani Berita Acara Pemusnahan Arsip BPKAD (Arsip Keuangan) dari Tahun 2007 sd. 2009, sebanyak 8.315 berkas, disaksikan oleh wakil dari Inspektorat Provinsi, Biro Hukum dan DPKP NTB serta para Pejabat Fungsional Arsiparis di Depo Arsip Gerimak, Jumat, 5 April 2019

Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat,

Mataram.- Pada Jum’at siang, 5 April 2019 sekitar pukul 14.00 wita sampai selesai, disertai hujan lebat yang mengguyur tidak menghalangi kegiatan pemusnahan arsip dari Badan Pengelola Keuangan dan Aset Daerah Provinsi Nusa Tenggara Barat di Depo Gerimak Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat. Pejabat yang hadir antara lain, dari Biro Hukum, Syamsu Herman, Inspektorat Provinsi (Irban III), Ainuddin, SH, BPKAD (Kasubag Umum), Hanan Istiqlal, SH., dan dari BPKP diwakili oleh Kasubid Kasi Penyusutan dan Pemusnahan, ibu Hj. Asmak, SH., dan para Pejabat Fungsional Arsiparis dari Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat.

Pada dasarnya pemusnahan adalah kegiatan menghancurkan fisik dan informasi arsip yang sudah tidak memiliki nilai guna bagi kepentingan organisasi. Tujuan utama pemusnahan arsip adalah penghancuran fisik dan informasi arsip secara total sehingga tidak dapat dikenali lagi. Ketentuan pemusnahan arsip dapat diartikan sebagai hal-hal yang telah ditentukan dalam rangka melakukan pemusnahan arsip. Pertama, ketentuan yang dituangkan dalam peraturan perundangan atau kebijakan instansi sebagai dasar hukum pelaksanaan pemusnahan. Kedua, ketentuan sebagai hasil kajian dalam pengembangan keilmuan di bidang kearsipan, yang  menjadi prinsip atau kaidah kearsipan dalam melakukan pemusnahan arsip.

Pada prinsipnya pemusnahan arsip dilakukan oleh Unit Kearsipan atau Pusat Arsip sedangkan Unit Kerja/Pengolah hanya memusnahkan duplikasi. Formulir otorisasi lebih disukai oleh Manajer Arsip untuk digunakan sebagai bukti semua arsip yang dimusnahkan. Dengan adanya tanda tangan Manajer Unit Kerja lebih meringankan Manajer Arsip dari pertanggungjawaban apabila terjadi kesalahan dalam memusnahkan arsip. Pemusnahan arsip dilakukan dengan berbagai cara. Salah satu cara menjadi alternatif yang paling sesuai dengan kondisi arsip maupun fasilitas yang tersedia dalam suatu organisasi. Beberapa cara pemusnahan arsip yang paling umum adalah di antaranya membuang (tossing paper), pencacahan (shredding), pengabuan (incineration), daur ulang (recyling plant), penghancuran kimia (chemical destruction), dan menjadikan bubuk kertas (pulping).

Prosedur pemusnahan arsip meliputi penyeleksian/pemeriksaan, pendaftaran arsip, pembentukan panitia, persetujuan, pembuatan berita acara dan pelaksanaan pemusnahan arsip. Jumlah arsip yang dimusnahkan sebanyak 8.315 (Delapan ribu tiga ratus berkas) berkas. Arsip yang dimusnahkan tahun ini adalah arsip bertajuk dari tahun 2007 s.d 2009, sudah di atas 10 tahun Dan kali ini cara yang dipakai adalah pencacahan (shredding).

Penyeleksian/pemeriksaan ini dilakukan dengan berpedoman pada Jadwal Retensi Arsip (JRA). Dalam penyeleksian/pemeriksaan apabila ditemukan suatu arsip telah dinyatakan habis masa retensinya maka arsip tersebut dipisahkan dan kemudian diperiksa kebenaran isi dan kelengkapan informasinya untuk dibuatkan Daftar Arsip Musnah (DAM). Daftar Arsip Musnah memuat unsur keterangan antra lain nomor urut, jenis/series arsip, tahun arsip, jumlah dan keterangan. Panitia diperlukan untuk melakukan pemusnahan arsip yang memiliki retensi di atas 10 (sepuluh) tahun. Panitia ini dibentuk oleh atau dengan keputusan pimpinan instansi atau lembaga. Khusunya di lingkungan instansi pemerintah perlu dimintakan persetujuan sebagai berikut:

1.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala BPKAD apabila menyangkut arsip keuangan;

2.Persetujuan dengan memperhatikan pendapat Kepala BKD sepanjang arsip yang akan dimusnahkan menyangkut arsip kepegawaian;

3.Persetujuan Kepala DPKP.

Beberapa organisasi pemerintahan dan perusahaan yang besar memerlukan sertifikasi arsip yang dimusnahkan. Formulasi sertifikasi mencakup uraian arsip yang dimusnahkan, tanggal dan cara yang dilakukan dalam pemusnahan arsip. Dalam kaitan ini Berita Acara Pemusnahan dan Daftar Arsip yang dimusnahkan telah menjadi alternatif untuk memenuhi persyaratan dalam sertifikasi tersebut. PH.10419