Dinas Perpustakaan dan Kearsipan Provinsi Nusa Tenggara Barat,

Bertempat di Ruang Rapat Badan Perpustakaan Arsip Prov.NTB, pada hari Selasa 16 Februari 2016 mulai pukul 09.00 sd. 11.00, telah berlangsung Rapat Penjelasan Teknis Pendataan & Penataan dalam rangka Pembentukan & Penataan Record Centre Models. Rapat ini dibuka oleh Sekretaris BPAP NTB, Drs. H. Adam, MM., mewakili Kepala Badan yang sedang mengikuti Rapat Evaluasi Kinerja SKPD di Ruang Rapat Utama. Sekban didampingi oleh Kabid Pengeloaan Kearsipan, H.A. Seridana, S.Pd., M.Pd., dan Kabid Pengendalian & Pengembangan Kearsipan, Drs. Cok Rai Sudarsana. Dalam sambutannya Sekretaris menekankan perlunya sinergi dan kerjasama yang terpadu antara Badan Perpustakaan dan Arsip dengan SKPD yang dijadikan model untuk tahun ini.

Adapun sepuluh SKPD models yang diundang terdiri dari 2 Biro, 2 Badan, 6 Dinas, antara lain : Biro Umum Setda Prov.NTB, Biro Administrasi Perekonomian Setda Prov.NTB, Dinas Perindustrian & Perdagangan, Dinas Pertambangan & Energi, Dinas Kelautan & Perikanan, Dinas Pendidikan, Pemuda dan Olah Raga, Dinas Perkebunan, BAPPEDA serta Inspektorat Prov.NTB. Sayang yang hadir dari sepuluh SKPD hanya dua yang bisa mengambil keputusan/kebijakan, karena dalam undangan yang diharapkan hadir adalah Sekretaris/Kepala Bagian Tata Usaha.

Pengertian arsip cukup jelas sesuai UU No.8/1997; Arsip adalah data, catatan dan atau keterangan yang dibuat atau diterima oleh  Instansi/Kantor/Perusahaan/Organisasi dalam rangka pelaksanaan kegiatannya, baik tertulis di atas kertas atau sarana lain maupun terekam dalam bentuk corak apapun yang dapat dilihat, dibaca atau didengar. Arsip akan lahir dengan sendirinya bila aktivitas-aktivitas dalam pelaksanaan fungsi instansi berjalan. Arsip tidak pernah diciptakan secara khusus tetapi ia merupakan hasil samping (by product) dari kegiatan instansi/kantor atau perusahaan. Disini terlihat kaitan erat antara arsip dengan creating agency (instansi penciptanya) sebagai bukti dokumenter mengenai penyelesaian berbagai persoalan, bukti-bukti transaksi maupun perencanaan ke depan dari instansi yang bersangkutan. Oleh karena tiap-tiap instansi mempunyai kekhasan fungsi dan tugasnya  maka Record Centre/Management yang diterapkan harus memperhatikan aspek fungsi dan substansi informasi yang terkandung dalam arsip. Atau dengan kata lain Record Centre sebagai suatu sistem harus menyesuaikan lingkup, struktur dan volume kegiatan instansi/kantor. 

Pembentukan Record Centre Models bagi sepuluh Instansi ini sendiri adalah untuk mengantisipasi banjir kertas atau flood of paper. Indikasi tersebut dapat dilihat pada berbagai ruangan kantor yang penuh dengan tumpukan arsip, arsip sulit ditemukan kembali apabila diperlukan segera, tersitanya ruang kerja dan ruang perlengkapan karena dipergunakan untuk menyimpan arsip. Pada Kenyataannya tidak semua arsip yang disimpan tersebut bernilai guna primer (administrative, legal, fiscal value) maupun sekunder (informational dan evidential value).